4-5 weken voor de opening

Organisatie opening van de expositie

Aangeraden wordt om 4/5weken voor de opening een bijeenkomst met de exposanten te organiseren. Het is aan de organisator om dat al dan niet te organiseren. Het inrichten doet de inrichtingscommissie. Welke punten zou je kunnen bespreken bij zo’n bijeenkomst:

Openingsmoment:
Voorkeurs dag en tijd vrijdagmiddag 16.00 uur. Dit gebeurt altijd in overleg met de voorzitter.
Zij spreekt dit af met de contactpersoon van de gemeente en de penningmeester.

Kosten catering en opruimen:
Alle kunstenaars betalen 25 Euro voor deelname aan een expositie in de Kloostergangen.

1: De catering zit daarbij in.
2: De 250 kaarten, de 3 affiches en het ontwerp.
3: Cadeautje persoon die de opening verricht (wordt verzorgd door de voorzitter of de organisator, dit in samenspraak met elkaar, max. 15 euro).
4: Drukwerk zoals kaartjes en looplijst.

De deelnemers verzorgen zelf de hapjes of nootjes. De rekening daarvan, met een maximum van 45 euro, kan naar de penningmeester Bart Koops gestuurd worden.
Dit bedrag kan echter ook ingezet worden voor andere doeleinden zoals bv.een speciaal gastoptreden. In dat geval dienen de hapjes zelf betaald te worden door de deelnemers.

Spreek het volgende met elkaar af

• wie op de dag van de opening de drank ’s morgens in de koelkast zet.
• wie de catering verzorgt.
• wie er achter de bar staat.
• wie rond gaat met hapjes/nootjes.
• wie van tevoren alles klaar zet.
• wie achteraf opruimen (meerdere exposanten).

Afspraken met de gemeente zijn

• Om 17:45 uur moet alles opgeruimd zijn.
• Overgebleven wijn in het gangetje zetten achterin met een sticker erop KZOD.
• Aan het bestuur doorgeven hoeveel flessen er over zijn.
• lege flessen meteen afvoeren.
• koelkast leeghalen en vaatwasser aanzetten.
• bar netjes achterlaten.
• De bode van de Gemeente sluit af.

• De drank wordt iedere 6 weken ingekocht op rekening van KZOD en staat klaar in de Kloostergangen.
• De vrijdagochtend, dag van opening, kan een van de expositieleden de drank koud zetten.
• De koelkast onder het buffet wordt speciaal voor KZOD vrijgemaakt.

Het buffet wordt geopend nadat de opening is voltrokken.
Dan pas worden de glazen wijn ingeschonken en geserveerd.
Wel kunnen water en frisdrank al wél voor de opening geserveerd worden.

Presentatiemiddelen en geluid:
De gemeente verzorgt beamer, microfoon of speakers. Spreek dit af met de voorzitter.

Looplijst:
Spreek met exposanten de leverdatum van de gegevens voor de looplijst af.
Geef aan hoeveel werk een ieder kan inleveren, gezien het aantal deelnemers
Maak na de sluitingsdatum een overzichtslijst van de deelnemers met daarop vermeld de al eerder genoemde gegevens en eventuele vakanties.
Geef dit door aan de secretaris en de penningmeester.

Ontvangst gastspreker:
Bij een opening in de Kloostergangen stuurt de voorzitter of de organisator voorafgaand informatie naar de gastspreker. De voorzitter doet dit naar de gemeente/provincie.

Ontvangst pers:
Overleg met de voorzitter en secretaris.

Namen exposanten:
Het kan zijn dat er minder exposanten meedoen. Stuur wijzigingen in de deelname naar de penningmeester, de secretaris en de vormgever i.v.m. de kaart.

Afzegtermijn:
De afspraak moet worden nagekomen. Opgeven is meedoen, tenzij er een zeer geldige reden is om af te zeggen. Deze reden dient te worden besproken met de voorzitter. Gemaakte kosten zijn voor de afgezegde exposant.