De secretaris

Algemeen

• De secretaris is ‘het ‘geheugen’ van de vereniging.
• Hij/zij is verantwoordelijk voor het verzamelen, ordenen en op een toegankelijke wijze opbergen van informatie.
• Heeft plezier in “pen en papier” en is redelijk ordelijk.

Specifiek

• Het opzetten en bijhouden van het archief.
• Het bijhouden van de leden/vrijwilligersadministratie.
• Het voorbereiden van vergaderingen, in overleg met de voorzitter.
• De verslaglegging van de vergaderingen. In een meest ideale situatie worden de notulen of het verslag zo snel mogelijk na de vergadering al verzonden.
• Beantwoording van ingekomen post.
• Het in de gaten houden van de bestuurlijke regels.
• De secretaris is de persoon die informatie voor de interne en externe nieuwsvoorziening kan aanleveren.
• Steunt de voorzitter bij het beleid van de vereniging en andere overkoepelende zaken.
• Verzorgt via mail het versturen van de agenda en de bijbehorende bijlagen en documentatie.
• Maakt afspraken namens het bestuur en bewaakt de voortgang namens de vereniging en verzorgt de nodige correspondentie.
• Is op overzichtelijke momenten bereikbaar via mail en telefoon, voor beantwoording vragen, afhandelen of ondernemen van vervolgactie.
• Het in de gaten houden, veelal mede namens de voorzitter, van zaken die spelen en de opvolging van actiepunten.
• Het schrijven van brieven en andere stukken namens (of voor) de vereniging.