Expositieregelement

LEES OOK: de organisatie van exposities in Galerie De Waag

1.Duur en kosten
Exposities duren drie weken, tenzij anders wordt overeengekomen. De kosten voor drie weken bedragen 100 € voor leden en 200 € voor niet-leden. Bij een combinatie van leden en niet-leden bedragen die kosten 150 Euro. De afrekening, samen met de 10% van het eventuele verkochte werk voor leden en 20% voor niet-leden, worden ná afloop vande expositie in rekening gebracht door de penningmeester Bart Koops.

2. Openingstijden
De openingstijden zijn altijd van donderdag tot en met zondag, van 13.00 tot 17.00 uur. De exposant kan daarnaast nog voor andere dagen kiezen, waarbij hij of zij zelf aanwezig is, dit in overleg met de Waagmeester en penningmeester. De exposant verzorgt een opening op zondag of is zelf aanwezig op de eerste zondag van de expositie. Bij voorstel opening op een andere dag dan zondag dient de exposant contactpersoon Afke Spaargaren van KZOD daarover tijdig te informeren en te overleggen of dat mogelijk is, in verband met de vermelding op de expositiekalender en de uitnodigingskaarten.

3. Gebouw
De exposant is verantwoordelijk voor het correct achterlaten en afsluiten van het gebouw en het terugbrengen van de sleutels bij de balie van het Frans Hals hotel. Na een opening dient ook de bovenverdieping (Teekenzaal) correct en schoon achtergelaten te worden. Lege of geopende flessen (van de opening), overgebleven hapjes e.d. mee naar huis nemen, prullenbakken legen en het afval meenemen. De Waagmeester controleert na elke expositie-opening of de galerie en de Teekenzaal is opgeruimd.

4. Inrichting
Waagmeester Arnold Janssen is bij de inrichting aanwezig voor praktische assistentie of informatie. Marie-Thérèse Dijkman is aanwezig voor ondersteuning bij het inrichten. Graag voorafgaande aan de inrichting contact opnemen met  waagmeester@kzod.nl en marie.therese.m@gmail.com en nadat de exposant een mail heeft ontvangen van Afke Spaargaren, afke@kzod.nl verantwoordelijke voor de exposities in Galerie De Waag. Dit is direct nadat de exposant de overeenkomst heeft getekend.

1. de te exposeren werken dienen behoorlijk ingelijst en voorzien te zijn van een deugdelijk ophangsysteem achter of aan de werken.
2. voor ruimtelijk werk dient eigen geschikt expositiemateriaal gebruikt te worden.
3. in de vensterbanken mogen geen werken tegen het raam gezet worden. De Gemeente keurt dat niet goed. Deze raampjes zijn van glas in lood en KZOD is niet verzekerd bij schade.
4. er mogen géén spijkers ,naalden, kneedgum of tape gebruikt worden om werken op te hangen of vast te plakken.
5. géén stickers of naamkaartjes aan de muren, er wordt gewerkt met een looplijst.
6. de titel en naam van de kunstenaar kan met een kaartje op het werk/lijst geplaatst worden.
7. er zijn overal rails bevestigd waarvan de exposant gebruik kan maken.
8. de verlichting en spotjes op de werken worden door de waagmeester in juiste positie gebracht in overleg met de exposant. Men mag dit absoluut niet zelf doen.
9. Er moet vooraf gemeten worden of het kunstwerk de draaiing van de trap haalt, bij twijfel eerst met papier opmeten. Dit om te voorkomen dat er stukken uit de oude muren gestoten worden.
10. de expositie dient op de eerste expositie dag volledig ingericht te zijn, inclusief de aanwezigheid van een voldoende aantal “looplijsten” met gegevens over de geëxposeerde werken.
11. de exposant is verantwoordelijk voor de inrichting, maar Marie-Thérèse Dijkman heeft het mandaat van het bestuur om de verzorging van de expositie te controleren.

5. Uitnodigingskaart
De uitnodigingskaart voor de expositie dient het KZOD-stramien, inclusief vermelding van diverse logo’s, nauwkeurig te volgen. Het ontwerp ervoor wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de vormgever Rob van Bruggen  robertvanbruggen@cs.com (tevens KZOD-lid en adviseur vormgeving van KZOD). Het ontwerp kan ook op aanvraag in zijn geheel door Rob ontworpen worden, zo ook het drukken van de kaarten.
De druk- en verzendkosten zijn voor rekening van de exposant.

500 uitnodigingskaarten voor 28,44 Euro, posters 23,37 Euro, ontwerpkosten à 45 Euro. (op het moment van schrijven)

Tenminste 210 exemplaren van de kaart worden aan KZOD verstrekt voor verzending naar de vrienden en relaties van KZOD. De kosten van die laatste verzending komen voor rekening van KZOD. Verzending regelt de secretaris.

6. Presentatie en publiciteit
De exposant verstrekt 3-4 weken voor de opening tekstgegevens over de expositie aan de 2e secretaris van KZOD, Marie-Thérèse Dijkman, 2esecretaris@kzod.nl  ten behoeve van te verzenden persberichten. De exposant kan uiteraard daarnaast eigen publiciteit verzorgen. Voor het informatiekastje en het stoepbord buiten, dienen affiches van het ontwerp van de uitnodigingskaart te worden aangeleverd van het formaat A1 en A2 (staand). De vormgever verzorgt dit. Het verdient aanbeveling om voldoende kaarten uit te zetten op plaatsen waar veel publiek komt. KZOD verstrekt een lijst met adressen.

7. Surveillance
De exposant zal tenminste de helft van de nodige surveillance beurten zelf invullen. Voor het overige zal KZOD voor de inzet van vrijwilligers zorgen. Het siert de exposant als die vrijwilligers een kleine attentie krijgen. Bij 2 exposanten en meer dienen de exposanten zelf zorg te dragen voor de  surveillance beurten. (zie document “Organisatie exposities in Galerie de Waag”)

8. Verkoop
De verkoop van geëxposeerde werken mag alleen via KZOD plaatsvinden. Toezeggingen van de exposant voor latere verkopen van de geëxposeerde werken mogen alleen geschieden met goedkeuring van KZOD. Bij verkoop van werk brengt KZOD een provisie in rekening. Voor leden is die 10% en voor niet-leden 20% van de verkoopprijs. KZOD is niet BTW-plichtig.

9. Afhalen werk
Na afloop van de expositie dienen de werken uiterlijk tot de eerstvolgende maandag, vóór 10.00 uur te worden afgehaald in verband met de inrichting van de volgende expositie. Mocht de exposant zelf niet in de gelegenheid zijn de expositie leeg te halen moet hij/zij zorgen voor vervanging en contact opnemen met de Waagmeester.

10. Financiële afwikkeling
Na afloop van de expositie vindt de financiële afrekening plaats via een nota van de penningmeester van KZOD, Bart Koops penningmeester@kzod.nl aan de exposant. De exposant is gehouden daartoe alle informatie te verstrekken en verantwoording af te leggen over eventueel gemaakte kosten en verkoop van werk.

11. Slotbepalingen

• De exposant vrijwaart KZOD voor alle aanspraken, welke dan ook, voortvloeiend uit de door de exposant getoonde werken. Meer in het bijzonder vrijwaart de exposant KZOD voor toegebracht letsel, schade aan zaken en inbreuken op intellectueel eigendom. KZOD is niet verzekerd tegen verlies van of schade aan getoonde werken.
• Wanneer iemand in de vereniging op verzoek van het bestuur bepaalde activiteiten verricht is de vereniging aansprakelijk voor enige schade, tenzij er moedwillig schade wordt veroorzaakt
• Bij afzegging van de expositie brengt KZOD het gehele bedrag van het gebruik van de Waag in rekening.

In alle gevallen waarin deze overeenkomst en reglement niet voorziet beslist KZOD.